町内会や自治会。
同じ地域に暮らし、地域の清掃、防災訓練、資源回収、お祭りなど、さまざまな活動を一緒に支える団体です。
でも、同じ団体に所属しているからといって、普段から頻繁に連絡を取り合う関係とは限りません。
役員も一年や二年で交代する。
世代も違う。
スマートフォンの使い方も違う。
そんなメンバーみんなへ連絡するために、どんな方法を使えばよいのでしょう。
LINEグループを作ればいい？
一斉に連絡するなら、LINEグループを作る方法もあります。
普段からLINEを使っている人たちなら、とても便利です。
でも、
「LINEはよく分からない」
という人がいるかもしれません。
アプリは使っていても、グループへの参加方法が分からない人もいるでしょう。
せっかく参加してもらっても、普段ほとんどLINEを確認しないのであれば、大切なお知らせを見落としてしまうかもしれません。
そして、そもそも町内会や自治会に必要なのは、いつでも会話できる「グループ」なのでしょうか。
必要なのは、
運営側から、必要な情報をみんなへ届けるための連絡網。
それだけ、という場合もあります。
携帯電話番号で、連絡網を作る
そんなとき、一斉送信SMSを連絡手段の一つとして使うことができます。
必要なのは、送信先となる携帯電話番号です。
たとえば、
「明日の資源回収は、雨天のため中止となりました。」
「防災訓練の会場が○○公民館へ変更になりました。」
「次回の町内清掃は10月○日、午前8時からです。」
必要な情報を、登録されている携帯電話番号へ一斉に送信する。
受け取る側に、新しいアプリをインストールしてもらう必要はありません。
特定のグループへ参加してもらう必要もありません。
もちろん、順に音声で電話をして次の方へ！も、不要です。
携帯電話番号を連絡先として登録してもらえば、それが連絡網になります。
「みんなで話す」と「みんなに知らせる」は違う
もちろん、LINEグループのようなコミュニケーションが向いている場面もあります。
イベントについて相談する。
写真を共有する。
役員同士で話し合う。
そんなときには、会話のできるツールが便利です。
でも、
資源回収の日程。
防災訓練のお知らせ。
清掃活動の時間。
総会の日程。
こうした情報は、必ずしもみんなで話し合う必要はありません。
「みんなで話す場所」と、「みんなに知らせる方法」は、同じでなくてもいい。
そう考えると、団体の連絡はもっとシンプルにできるかもしれません。
引き継ぎやすい連絡手段として
町内会や自治会には、もう一つ特徴があります。
役員が交代することです。
ある人が作った個人的なLINEグループに、連絡網そのものが依存してしまうと、次の担当者への引き継ぎが難しくなることもあります。
団体として送信先を管理し、必要なときに一斉に連絡できる仕組みにしておけば、担当者が変わっても運用を引き継ぎやすくなります。
誰か個人のコミュニケーションの輪ではなく、
団体の連絡手段として持っておく。
そんな使い方もできます。
※会員の電話番号などの個人情報は、利用目的を明確にし、団体のルールに沿って適切に管理することも大切です。
小さな団体に、ちょうどいい通信
町内会や自治会に、大がかりなシステムは必要ないかもしれません。
毎日メッセージを送る必要もありません。
でも、
「これは、みんなに知らせておきたい。」
という日はあります。
そんなときのために、携帯電話番号でつながる連絡網を用意しておく。
グループを作らなくても、連絡網は作れます。
小さな団体にも、ちょうどいい通信を。